SNWeb est une application faisant partie du logiciel ScolWeb permettant la saisie des notes des étudiants par le biais d’une interface Web.

Depuis le début de cette rentrée universitaire, cette solution est mise en place dans mon université et chaque enseignant doit désormais saisir lui-même les résultats des partiels, libérant ainsi les secrétariats d’une énorme charge administrative.

Bien que cette saisie ne prenne finalement  que peu de temps, un report est toujours source d’erreur. Si par hasard vous êtes un fervent utilisateur de Moodle et que vos notes existent déjà sur la plate-forme, il est complétement idiot de les ressaisir.

Partant de ce constat, et grâce à un simple tableur, il est très facile de croiser les notes générées par Moodle et de les injecter dans SnWeb avec une formule de calcul et un peu d’astuces. Dans cette démo nous mettrons en œuvre OpenOffice Calc, cela fonctionnera très bien avec LibreOffice ou même Excel.

Etape 1: Récupérer l’extraction sur SnWeb

Connectez-vous sur l’interface de votre fac, sélectionnez la filière selon la nomenclature et cliquez le bouton Extraire Fichier afin de récupérer les notes au format CSV Extract_SN_WEB

Etape 2 : Récupérer les notes dans Moodle

Dans Moodle, dans Notes du cours et sélectionnez “Tous les participants” puis clic sur l’onglet Exporter,  puis fichier texte.

Pour le séparateur, indiquez point virgule, cochez le devoir à récupérer puis bouton Envoyer puis Télécharger.

Précisons qu’avant cette opération il faudra peut-être calculer des moyennes dans les catégories, mais c’est l’affaire d’un tuto sur Moodle.

Etape 3 : Les deux fichiers dans la même feuille de calcul

Cliquez sur le document SnWeb, OpenOffice affiche une fenêtre avec les paramètres d’importation. Le séparateur est le point-virgule :

Si tout est correct, votre fichier s’affiche à l’écran avec une liste correctement formatée de colonnes, cliquez sur Ok.

Il faut maintenant “importer” les notes de Moodle, cliquez dans le menu Insertion puis Feuille à partir d’un fichier, désignez le fichier Moodle et validez.

De la même manière que précédemment, il faut préciser le séparateur. Au cas ou des accents sont perdus et remplacés par des codes, modifiez le jeu de caractères en UTF-8.

Pour plus de clarté renommez les deux feuilles :
 

Etape 4 :  liaison dangereuse entre les deux feuilles

L’idée est de retrouver les étudiants grâce à leur numéro d’identification, cette information est présente sur les deux feuilles et permet à coup sûr de repérer les individus sans risque de confusion ou d’homonymie.

Pour que la formule fonctionne, il faut que les individus soient triés par cet identifiant, dans la feuille Moodle, cliquez sur Données puis Tri, dans les critères vous devez voir les noms des colonnes, si ce n’est pas le cas, cliquez sur Options et activez “La plage contient des étiquettes de colonnes”. Effectuez un tri croissant sur le numéro d’identifiant.

Maintenant activez la feuille Sn_Web et cliquez dans la cellule vide sous la colonne  Note du premier étudiant. Nous avons besoin d’une fonction qui ira chercher les notes dans la feuille Moodle, c’est la partie la plus compliquée du tutoriel pour les non initiés à Excel.

Cliquez sur le bouton Fx (assistant formule) et dans la catégorie Classeur, sélectionnez RechercheV puis Suivant.

Dans “Critère de recherche” cliquez sur le bouton Sélectionner puis sur la cellule de la même ligne contenant l’identifiant de cet étudiant, pour moi c’est A38

Dans ‘Matrice”, cliquez le bouton Sélectionner, puis cliquez sur la feuille Moodle et désignez la plage commençant par la cellule de la seconde ligne sous la colonne des identifications (normalement C2) puis jusqu’à la dernière ligne du tableau et la colonne des notes :

En gros, il doit avoir un cadre bleu incluant la colonne des identifiants et celle des notes.

Évidemment le nombre de lignes va varier sur votre fichier. Validez la petite fenêtre de de sélection.

Dans “Indice”, il faut indiquer le numéro de la colonne contenant les notes en comptant à partir de la colonne C normalement 5 mais ce sera un autre chiffre si vous avez importé plusieurs notes.

Le critère de tri doit être renseigné, indiqué 0 ou FAUX pour que la première correspondance exacte soit retenue.

Vous pouvez valider, si la formule est correcte, la note correspondante est inscrite.

Avant de recopier cette formule, il est nécessaire de changer le type de référencement, cliquez sur la formule et sélectionnez cette partie :

Puis appuyez sur MAJ-F4
Votre formule devient :

Validez avec Entrée
et recopiez la formule vers le bas en cliquant sur le petit carré en bas à droite :

 

Etape 5 : Sauvegarde et importation dans SnWeb

Je vous conseille de vérifier les absents, Moodle applique 0 facilement et de porter les mentions ABI et ABJ.

De même, les correspondances non satisfaites retournent N/D, les remplacer par ABI ou ABS selon le cas.

Cliquez sur Enregistrez-sous, nommez le document, et validez le format. Seule la feuille SnWeb est sauvegardée.

Enfin, rendez-vous sur l’interface SnWeb et dans la bonne filière, cliquez sur Importer puis sélectionnez le fichier généré.

Les notes apparaissent maintenant dans votre interface SnWeb.

Etape 1 : récupérer l’outil Winscp à l’adresse https://winscp.net/eng/download.php

Cliquez sur le lien correspondant à la dernière portable version ici la 5.7.7
 

Décompactez l’archive dans votre clé USB ou votre ordinateur afin d’obtenir ces fichiers.
Pour récupérer l’outil en version française, surfez la page avec la traduction française correspondant à votre version. Pour la 5.7.7, il s’agit de ce fichier, une fois décompacté, copiez-le dans le  dossier de l’application :
Il suffit maintenant d’appliquer le changement de langue :

1. Bouton Tools en bas à gauche
2. Puis Preferences
3. Dans le menu cliquez sur Languages puis sur le fichier de langue.

Etape 3 : configurer Winscp

Dans le fenêtre de WinSCP, cliquez sur Nouveau site et renseignez la fenêtre comme suit :

Évidemment, vous avez pensé à remplacer nom.prenom par votre prénom et votre nom. Ne renseignez pas le mot de passe, de cette manière il vous sera réclamé à chaque connexion, ce qui est plus prudent en cas de perte de la clé USB.
Cliquez sur Sauver et nommez votre connexion :
Et validez.
Avant de vous connecter, il faut préciser les dossier par défaut, sélectionnez votre connexion dans la fenêtre de gauche puis bouton Éditer ensuite Avancé sur la droite :

Dans répertoires, corrigez le dossier distant, éventuellement le dossier local selon vos besoin.

Cliquez sur Ok puis sur Sauver puis Connexion. Saisissez votre mot de passe.
Un nouvel écran s’affiche avec d’un coté le dossier local, de l’autre le dossier distant Owncloud. Il suffit simplement de glisser les fichiers d’un coté vers l’autre et inversement.

Télécharger WinSCP déjà configuré

Si vous avez rencontré des difficultés avec ce tuto ou bien simplement la flemme de le suivre, je vous ai préparé une version toute prête, ne reste qu’à indiquer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe à chaque connexion :
WinSCP Artois
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Paramètres pour les appareils Apple, iPhone et iPad :

Certainement le plus simple :
Dans Réglage, Mails, Contacts et Calendrier, tapez Ajouter un compte puis Autre. Dans la liste Ajouter un compte Mail.
Ecran 1 :
Indiquez votre nom réel, votre email et le mot de passe. Précisez la description du compte.


Ecran 2 :
A cette étape, il faut préciser les adresses des serveurs de réception et d’envoi. Pour chacun, il faut réécrire le nom d’utilisateur nom.prenom et le mot de passe.
Etape 3 :
L’étape précédente peut prendre quelques minutes, si tout est correct vous obtenez cet écran :
 
 

Votre compte est configuré et visible dans l’appli Mail.

Paramètres pour Thunderbird :

Je dois bien avouer avoir tâtonné pour obtenir des paramètres fonctionnels, tout ça à cause de la base de données Mozilla :
Cliquez pour ajouter un compte dans les paramètres des comptes ou Fichier/Nouveau/Compte de courrier.
Ecran 1 :
Indiquez votre nom réel, l’email et le mot de passe :

Ecran 2 :
C’est une étape cruciale, en effet, Thunderbird va vérifier vos paramètres… sauf que la configuration détectée ne permet pas d’envoyer des emails, pas grave, on changera ensuite.
Depuis la rédaction de cet article Mozilla a mis à jour la base de données des serveurs, autrement dit, il n’est plus nécessaire de compléter les étapes suivantes, votre messagerie est configurée avec les paramètres corrects immédiatement.
Indiquez les noms d’hôtes, ports et authentification comme ceci :
Note du 1er décembre 2017, le SMTP a changé, lire : smtprouter.univ-artois.fr – le port est 587

Enfin cliquez sur Terminer.
Ecran 3 :
On retourne dans les paramètres du compte SMTP et on modifie la méthode
d’authentification : Mot de passe Normal
Nouveaux paramètres auto-détectés lors de la configuration depuis le 30 mars 2017 :
Le compte doit être renseigné avec le domaine.

A vous de jouer !
Note pour les étudiants : cette configuration ne fonctionne pas, bientôt un nouveau tuto.